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Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen

12.12.2019

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein weit gefasster Begriff. Der Begriff kann in zwei Teile unterteilt werden: Einkaufsrechnungen und Verkaufsrechnungen. In Finnland bedeutet der Begriff „elektronische Rechnung“ in der Praxis eine E-Rechnung im xlm-Format, die automatisch von einem Betreiber bereitgestellt wird. International kann eine elektronische Rechnung auch eine per E-Mail übermittelte PDF-Datei bedeuten.

Die Hauptvorteile der elektronischen Rechnungsstellung liegen in der Automatisierung durch künstliche Intelligenz und in der Tatsache, dass Rechnungen nicht auf Papier ausgestellt werden. Dies ermöglicht, dass die Rechnungen beispielsweise per Handy akzeptiert werden können.

Aus dem internationalen Blickwinkel werden weiterhin Papierrechnungen und PDF-Rechnungen bevorzugt. In Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung liegt Finnland anderen Ländern weit voraus. Dies wurde unter anderem durch die aktive Arbeit des Bankenverbandes (heute Zentralverband des Finanzsektors) für eine Reform der Branche ermöglicht.

Es ist beispielsweise global nicht ungewöhnlich, dass ein Unternehmensvertreter in ein anderes Land reist, um Rechnungen zu unterschreiben.

Die Elektronisierung von Kaufrechnungen kann erhebliche finanzielle Einsparungen für das Unternehmen bringen“, fasst Matti Lattu, Geschäftsführer von Heeros, der auf elektronische Finanzverwaltungssoftware spezialisiert ist, zusammen.

Wie lassen sich die finanziellen Einsparungen aus der elektronischen Rechnungsstellung in die Praxis erreichen?

Die elektronische Rechnungsstellung dreht sich um die Automatisierung, was bedeutet, dass Unternehmen weniger manuelle Arbeit für die Rechnungsstellung, Verarbeitung, Zahlung und Archivierung benötigen“, sagt Lattu.

Es lohnt sich, elektronische Rechnungen auch elektronisch zu archivieren. Dies macht es einfacher frühere Rechnungen zu finden als manuell nach Papierrechnungen in den Archiven zu suchen. Dies erleichtert auch die Arbeit der Wirtschaftsprüfer, was wiederum zu Einsparungen für die Unternehmen führt.

Die elektronische Archivierung macht die Geschäftstätigkeit außerdem transparenter als zuvor.

Heeros nutzt in seinen Produkten künstliche Intelligenz und Automatisierung. Ein Produkt ist die elektronische Verarbeitung von PDF-Rechnungen, durch die das Unternehmen, wie Pilotprojekte zeigen, erhebliche Einsparungen erzielen konnten.

Welche weiteren Vorteile bringt die elektronische Rechnungsstellung für Ihr Unternehmen?

Ein wesentlicher Vorteil ist auch eine Art Echtzeit-Einblick in den Status der Rechnungen des Unternehmens. Dank der elektronischen Rechnungsstellung gehen Rechnungen innerhalb des Unternehmens oder auf dem Weg von einem Unternehmen zum anderen nicht mehr verloren“, sagt Lattu.

Heutzutage widmet die Geschäftswelt ihre Aufmerksamkeit auch zunehmend Umweltfragen. Die elektronische Rechnungsstellung reduziert Berufsreisen und Papierverbrauch in Unternehmen. Problemlos ist dies allerdings nicht, da Cloud-Dienste, in denen Rechnungen archiviert werden, Strom verbrauchen.

Durch die elektronische Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung können Unternehmen ihre Belegschaftsressourcen optimieren. Wirtschaftliche Angelegenheiten erfordern weniger manuelle Arbeit, wodurch die Belegschaft für wichtigere Arbeiten frei wird.

Für das Recycling und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen müssen Unternehmen ihre Buchhaltungssoftware nicht ändern. Finanzmanagementprozesse gelingen mit einer einzigen Anwendung und die Integration verschiedener Software ist jetzt einfacher als zuvor, so Lattu.

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